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Comment choisir ma caisse enregistreuse : Le guide ultime

8 MIN
Le 04/03/2019

Ça y est, le moment est arrivé !

Vous souhaitez investir dans une solution de caisse-enregistreuse dédiée à votre activité.

Incontournable pour la majorité des commerçants, elle vous aidera dans votre quotidien et la gestion de vos stocks, vous apportant un gain de temps précieux et une fiabilité de suivi.

Mais dans le choix pléthorique des différents matériels et logiciels de caisse enregistreuse, vous ne vous y retrouvez plus ?

Plus d’inquiétude, vous êtes au bon endroit !

Quelle que soit l’activité pour laquelle vous cherchez une caisse, vous trouverez ici des conseils vous aidant à définir vos besoins et orienter votre choix avec pertinence.

1. QU’EST-CE QU’UNE CAISSE ENREGISTREUSE ?

La caisse enregistreuse, c’est l’association :

  • d’une boîte, c’est-à-dire un corps de caisse, constitué d’un écran (de plus en plus souvent tactile), d’un tiroir-caisse, d’un scanner, d’un lecteur de carte bancaire et d’une imprimante,
  • et d’un logiciel de caisse, la tête pensante du système, qui va offrir les fonctionnalités nécessaires à votre activité.

•    Les typologies de caisse enregistreuse

Il existe à l’heure actuelle deux types de caisses :

La caisse enregistreuse tactile

Plébiscitée depuis quelques années, à la pointe de la technologie, la caisse enregistreuse tactile offre des prestations et des possibilités infinies.

Pour la plupart, ces appareils sont équipés d’un écran tactile, d’un lecteur optique de TPE et d’un logiciel de gestion.

Certains modèles peuvent aussi bien avoir un tiroir-caisse, une balance, une imprimante de ticket, un lecteur de code-barre, un afficheur client, un lecteur chèque, etc…

– La caisse classique (mécanique ou électronique)

Si elle semble aussi efficace qu’une caisse tactile, elle trouve pourtant ses limites dans l’utilisation du paiement par carte bancaire, incontournable aujourd’hui, et dans sa plus grande marge d’erreurs possible.

•    Les logiciels de gestion de caisse

Les logiciels de caisse proposent de nombreuses options en fonction des nécessités de votre activité.

Certifiés NF525 (lien vers article sur la norme NF525), ils vous garantissent un matériel de qualité, validé par un organisme de certification et conforme à la nouvelle règlementation fiscale.

Selon leur qualité, ils permettent par exemple :

  • l’affichage du rendu monnaie,
  • le journal de ventes,
  • la gestion d’un fichier clients,
  • la gestion des commandes et des fournisseurs,
  • la gestion des stocks,
  • la prise de rendez-vous,
  • le suivi global.

Autant de fonctionnalités qui peuvent améliorer vos performances et booster votre commerce.

Pour ce qui est des versions payantes, leur coût peut varier du simple au quadruple selon les offres.

Mais il existe d’excellents logiciels gratuits que vous pouvez installer sur votre ordinateur ou même sur une tablette, par exemple https://genius.laposte.fr/solutions/

2. QUELLE CAISSE ENREGISTREUSE CHOISIR ?

Avant tout, ne croyez pas ceux qui disent qu’il existe une caisse enregistreuse meilleure qu’une autre.

La meilleure caisse enregistreuse, est celle qui correspond à vos besoins propres, présents et à venir.

Que vous soyez boulanger, garagiste ou encore fleuriste, il y a certainement une caisse enregistreuse adaptée à votre type d’activité, parce que chaque métier a ses particularités.

Il s’agit donc de porter votre choix sur un modèle qui s’adapte à votre besoin, et non l’inverse !

En effet, si vous êtes restaurateur, vos critères de sélection seront différents de ceux d’un gérant d’épicerie ou d’un coiffeur.

La meilleure façon de trouver le bon matériel est donc de prendre en compte son secteur d’activité dans le choix.

Notez également que les logiciels permettent aujourd’hui d’intégrer des fonctionnalités évolutives; votre matériel pourra donc s’adapter à votre rythme de croissance.

L’essentiel sera donc de choisir avec soin le type de matériel et de logiciel à installer au démarrage, pour qu’ils puissent ensuite être incrémentés des diverses fonctionnalités disponibles et nécessaires à votre activité.

Prenons deux exemples concrets :

•     Quelle caisse enregistreuse choisir dans la restauration ?

Ouvrir et tenir un restaurant, peu importe sa taille et son offre, demande une certaine organisation ainsi que des qualités de gestion primordiales afin que ce commerce perdure dans le temps.

Des solutions adaptées à votre métier permettront :

  • Une productivité accrue: gestion des tables et des réservations, bonne communication entre la salle et la cuisine, hygiène, gestion du personnel, rapidité d’encaissement pour tous les moyens de paiement…
  • Une augmentation de votre rentabilité: maîtrise des coûts, des stocks, des invendus, simplification de la comptabilité, analyse des ventes…
  • La fidélisation de votre clientèle: les logiciels de caisse en restauration permettent également la tenue d’un fichier, utile pour personnaliser vos campagnes marketing, permettant de fidéliser in fine votre clientèle.

Que ce soit pour un restaurant classique, un fast-food, un food-truck, une pizzéria, une crêperie ou un traiteur, selon votre budget, vous pourrez opter pour :

  • Un terminal point de vente (TPV): solution complète avec caisse tactile (rapidité et prise en main facile), et tous les périphériques et accessoires.
  • Un logiciel à télécharger pour transformer votre ordinateur ou tablette en caisse enregistreuse. Périphériques et accessoires pourront être associés progressivement, à mesure que votre activité se développe.

Accessoires et périphériques :

  • TPE portable
  • Tiroir-caisse
  • Imprimantes pour éditer les notes, tickets, justificatifs, reçus d’une part et bons de commande d’autre part.
  • Clés d’identification des serveurs
  • Tablettes pour une prise de commande mobile directement en salle et transmission immédiate à la caisse et à la cuisine

Votre choix de logiciel de caisse doit être dicté par vos process de commandes et d’encaissement.

Fonctionnalités adaptées :

  • Gestion des commandes, envoi des bons en cuisine…
  • Gestion des menus, des formules, des plats du jour…
  • Gestion des promotions, des happy-hours, des avoirs…
  • Édition de l’addition
  • Gestion des modes de vente : sur place, à emporter, en chambre, livraison…
  • Séparation de note, partage des additions, règlement séparé
  • Édition de justificatifs et factures (clientèle pro et affaires)
  • Gestion des titres restaurant
  • Ventilation des taux de TVA
  • Mémorisation des tarifs de la carte, catégorisation des produits (entrées, plats, desserts…), alertes allergènes….
  • Gestion du personnel, des serveurs en salle…
  • Programmation des clés d’identification (serveur, manager, responsable…)
  • Gestion des réservations, plan de salle personnalisé…
  • Statistiques de vente, suivi des performances…
  • Gestion des stocks, alerte rupture stocks (produits, plats…)
  • Gestion multi-établissements
  • Gestion des caisses en réseau
  • Simplification de la comptabilité
  • Relation client : fiches clients, outil marketing et de fidélisation…

•     Quelle caisse enregistreuse choisir pour une boulangerie ?

Comme pour de nombreux commerces, les boulangeries font face à certaines contraintes qui leur sont propres; Il existe en effet une fréquentation importante avec des périodes de pointe et donc de nombreux encaissements avec des moyens de paiement divers. Au delà de l’environnement particulier (farine, miettes, crème, eau…), il est rare qu’une boulangerie possède beaucoup de stocks.

Pour être efficace, la caisse enregistreuse idéale devra donc :

  • Être rapide et facile d’utilisation
  • Accepter tous les moyens de paiement, même pour les petites sommes (paiement sans contact).
  • Être étanche, robuste et facile d’entretien
  • Posséder un logiciel spécialement dédié

Accessoires et périphériques optionnels

  • Une balance professionnelle connectée à votre caisse enregistreuse.
  • Un monnayeur automatique.
  • Un afficheur de caisse
  • Un lecteur de carte bleue,
  • Un lecteur de code-barres pour les produits pré-emballés,
  • Une trieuse-compteuse de pièces et/ou de billets
  • Un détecteur de faux billets.

Fonctionnalités dédiées :

  • Gestion des formules repas, des conditionnements, des niveaux de tarifs (sur place, à emporter)
  • Lecture et le contrôle des titres restaurant
  • Configuration des taux de TVA
  • Gestion des tickets en attente
  • Gestion des tables
  • Gestion de plusieurs points de vente
  • Gestion des stocks, des inventaires, des livraisons, des achats…
  • Gestion des allergènes
  • Gestion des promotions, offres spéciales, lots…
  • Gestion des pertes
  • Statistiques de vente, outil de gestion de la relation client, contrôle du chiffre d’affaires…
  • Aide à la comptabilité

NOTRE CONSEIL : N’hésitez pas à demander plusieurs devis pour trouver l’offre la plus adaptée à vos besoins ainsi qu’à votre budget.

 

Vous l’aurez compris : véritable accompagnatrice de gestion au quotidien et garante de la pérennité de votre activité, la caisse enregistreuse doit être choisie avec soin et ce dès le début de votre activité – pour anticiper les éventuelles évolutions de votre commerce.

Nous vous proposons d’étudier plus en détails ici les offres du marché 2019 : « Caisse enregistreuse, comment bien choisir en 2019 ? ».

Rédigé par Elise Jafet
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