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Les 7 documents comptables obligatoires pour un commerçant

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26 avril 2019

Vous souhaitez créer votre entreprise commerçante et vous aimeriez être au fait des documents comptables obligatoires auxquels vous devez vous tenir ? Ou peut-être êtes-vous déjà commerçant et voulez-vous vous assurer de tenir à jour votre comptabilité selon le Code de commerce ?

Découvrez dans cette fiche pratique les documents comptables que vous devez utiliser durant votre exercice comptable et ceux à produire en fin d’année.

 

1/Les 4 documents comptables que vous devez utiliser au courant d’un exercice comptable 

 

 

Que vous gériez seul votre comptabilité ou que vous fassiez appel à un expert-comptable, selon l’article R123-173 du Code de commerce, toute entreprise se doit de produire et de tenir un exercice comptable : un livre-journal, un grand-livre, une balance et un livre d’inventaire.

 

  1. Le livre-journal 

C’est un document comptable qui consiste à enregistrer tous les mouvements comptables intervenus au courant de l’exercice.

Ce document est régi par l’article R123-174 du Code de commerce qui stipule que : « Les mouvements affectant le patrimoine de l’entreprise sont enregistrés opération par opération et jour par jour pour le livre-journal. Tout enregistrement comptable précise l’origine, le contenu et l’imputation de chaque donnée ainsi que les références de la pièce justificative qui l’appuie. Les opérations de même nature réalisées en un même lieu et au cours d’une même journée peuvent être récapitulées sur une pièce justificative unique. »

Pour ce faire, l’entreprise doit tenir à jour plusieurs journaux d’écritures : un journal de banque, un journal de ventes, un journal d’achats et un journal des opérations diverses.

 

  1. Le grand-livre 

De son côté, ce document récapitule tous les mouvements selon le plan des comptes utilisé par l’entreprise. Il est divisé en grands comptes tels que les comptes financiers, les comptes de stocks, les comptes de tiers et les comptes d’immobilisations.

Depuis le 18 septembre 2014, le grand-livre ne peut être tenu que sous la forme électronique. Il reprend lui aussi l’ensemble des comptes de la comptabilité selon le plan comptable général utilisé par l’entreprise.

Avant chaque arrêté des comptes, le grand-livre doit être établi afin de pouvoir réaliser l’inventaire de l’entreprise en bonne et due forme.

Son utilité principale est de pouvoir assurer une vue d’ensemble des opérations de même nature ; il est alors plus facile de pouvoir identifier le solde et l’évolution de chacun des comptes.

 

  1. La balance 

Elle représente les soldes des différents comptes de l’entité.

 

  1. Le livre d’inventaire 

Couramment moins utilisé que les livres cités précédemment, le livre d’inventaire, selon l’article L123-12 du Code de commerce, doit être dressé une fois par an afin de constater l’actif et le passif de l’entreprise.

 

2/Les 3 documents comptables obligatoires de fin d’exercice 

Selon l’article L123-12 du Code de commerce : « Tout commerçant doit établir des comptes annuels à la clôture de l’exercice au vu des enregistrements comptables et de l’inventaire. Ces comptes annuels comprennent le bilan, le compte de résultat et une annexe, qui forment un tout indissociable ».

 

  1. Le bilan comptable 

Il s’agit d’une représentation des éléments de l’actif et du passif de l’entreprise faisant apparaître de façon distincte les capitaux propres. Il s’agit plus simplement d’une photographie du patrimoine de l’entreprise.

 

  1. Le compte de résultat 

Le compte de résultat représente quant à lui les charges, les produits et le résultat de l’exercice.

 

  1. L’annexe 

L’annexe est un complément d’information porté au bilan et au compte de résultat.

Elle renseigne principalement les mouvements susceptibles d’impacter les comptes de l’entreprise en apportant de plus amples précisions, qui peuvent concerner l’évolution du chiffre d’affaires, les événements ayant affecté la vie sociale de l’entreprise, les conventions intervenues entre la société et ses dirigeants, etc.

 

Pour certaines sociétés, comme les SARL ou les SA en nom collectif ou en commandite, des documents comptables supplémentaires devront être fournis, comme notamment :

– un rapport de gestion ;

– un rapport du Conseil de surveillance pour les SA à directoire ;

– un rapport des commissaires aux comptes ;

– une proposition d’affectation du résultat soumise à l’assemblée, ainsi que la résolution votée à ce titre accompagnée d’une copie de la délibération de l’assemblée.

 

Peu importe le régime fiscal dont vous dépendez, vous devrez fournir ces pièces comptables afin de prouver la véracité et l’exactitude de votre comptabilité.

Les comptes et rapports annuels devront faire l’objet d’une mention au Bulletin officiel des annonces civiles et commerciales auprès du Tribunal du commerce dont vous dépendez.

Et enfin, n’oubliez pas que tous ces documents comptables obligatoires doivent être conservés pendant une période minimale de 10 ans suite à la clôture de l’exercice.

 

Article écrit par Laure Mazuel

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